Образец приказа о хранении документов в организации

Василькова Приложение 2 к приказу. Примерная должностная инструкция ответственного за работу с документами ДСП в структурном подразделении отделе таможенного органа Приложение 2 от Общие положения 1. Ответственный за делопроизводство структурного подразделения отдела таможенного органа осуществляет ведение делопроизводства документов ДСП в отделе таможенном посте.

Приказ о хранении документов

Изучим специфику каждой из граф таблицы рекомендуемой формы номенклатуры подробнее. Структура номенклатуры отдела кадров Структура номенклатуры дел отдела кадров согласно приложению 8 к правилам Росархива выглядит следующим образом: В 1-й графе таблицы фиксируются индексы дел. Как правило, они отражают: с каким структурным подразделением или направлением деятельности фирмы коррелирует то или иное дело; какой порядковый номер соответствует конкретному делу.

Например, если в номенклатуре фиксируется индекс 01—02, это может означать, что дело составлено в подразделении 01 условно оно может соответствовать отделу кадров и является группой документов типа 02 условно они могут соответствовать срочным трудовым договорам. Здесь указываются наименования конкретных категорий документов или дел приказов, договоров, личных карточек и т.

В 3-й графе номенклатуры фиксируется количество конкретных типов дел, находящихся на хранении в фирме. Данная графа заполняется в конце календарного года, когда кадровик будет точно знать количество дел, учет которых ведется фирмой. В 4-й графе фиксируется срок хранения каждой категории документов, а также приводятся ссылки на статьи НПА, в которых данные сроки определены.

В 5-й графе могут быть сделаны примечания относительно использования документов, относящихся к определенному делу. Например, отражающие факт изъятия или уничтожения тех или иных документов. Сформировав перечень категорий кадровых дел к концу года, специалист может приступать к официальному утверждению данного перечня в виде номенклатуры дел, которая будет использоваться с 1 января следующего года.

Утверждение номенклатуры дел кадровой службы Номенклатура отдела кадров структурного подразделения фирмы должна быть частью сводной номенклатуры, составляемой для организации в целом. Сводная номенклатура, в свою очередь, может быть сформирована на основе формы, приведенной в приложении 7 к правилам Росархива. Ее структура практически полностью совпадает с той, которая содержится в приложении 8.

В таблице данной формы предусмотрены те же графы, что и в номенклатуре для структурного подразделения. Использование и утверждение сводной номенклатуры в госструктурах — непременное условие легитимизации номенклатуры подразделений включая кадровую службу.

Условимся, что наша частная фирма пользуется правилами Росархива также и с точки зрения применения сводной номенклатуры. Если же частная фирма принимает решение максимально обеспечить соответствие процедуры утверждения номенклатуры нормам, зафиксированным в правилах Росархива, порядок действий будет следующим. Кадровику нужно будет: окончательно сформировать свою номенклатуру, внимательно проверить сведения, отраженные во временном учетном документе по форме из приложения 8, при необходимости откорректировать их; согласовать сформированную номенклатуру с сотрудником, ответственным за ведение архива скорее всего, это будет документовед фирмы , а также руководителем кадровой службы; дождаться, пока аналогичным образом будут согласованы номенклатуры иных подразделений фирмы.

Ответственному за составление сводной номенклатуры специалисту следует: собрать все утвержденные на уровне подразделений фирмы номенклатуры, после чего сформировать на основе имеющихся в них данных сводную номенклатуру по форме, утвержденной в приложении 7 к правилам Росархива; согласовать сводную номенклатуру с документоведом; утвердить сводную номенклатуру у руководителя фирмы.

Согласование либо утверждение номенклатур кадровой, иных подразделений, сводной может осуществляться посредством проставления на них подписей компетентных лиц. Но если требуется утверждение документа руководителем, лучше, если будет издан отдельный приказ. В госструктурах сводная номенклатура согласуется с ведомственной, а также внутренней экспертными комиссиями. В частных фирмах такие подразделения, как правило, отсутствуют, поэтому текстовые блоки формы, где ставятся подписи заверяющих лиц, можно видоизменить, вставив туда блоки для визирования конкретными должностными лицами.

Где скачать образец номенклатуры дел отдела кадров на год Загрузить образец номенклатуры дел кадровой службы предприятия, актуальный в году, вы можете на нашем портале. Скачать образец номенклатуры дел отдела кадров на год Итоги Номенклатура дел отдела кадров предприятия — инструмент, использование которого, с одной стороны, необходимо в целях выполнения фирмой предусмотренных законом обязанностей, а с другой — позволяет значительно повысить эффективность документооборота.

Номенклатура на предстоящий год должна утверждаться с учетом изменений в структуре дел, происходящих в текущем году. Назначение и виды Само по себе понятие номенклатура означает некий перечень однородной информации названий, кодов, шифров и т.

Каждая единица информации элемент подобен другим по некоторым формальным признакам например, по названию. В случае с документооборотом элементом номенклатуры является отдельное дело. Дело чаше всего является отдельным документом, имеющим собственное название, номер и дату создания подписи.

Нередко под одним делом имеется в виду сразу несколько документов, сгруппированных по единому признаку — например, в личном деле сотрудника можно найти сразу несколько бумаг, имеющих к нему прямое отношение. Таким образом, номенклатура дел — это перечень дел, то есть их названий, расположенных в определенном порядке.

В — можно использовать любой образец, который будет наиболее удобен для поиска необходимой информации. Основное назначение Основное назначение документа — в систематизированном учете информации. Благодаря упорядоченному расположению разнородной документации сотрудники получают несколько удобных возможностей: Именно благодаря ей можно обоснованно распределить все бумаги по папкам с указанием соответствующего признака группирования по алфавиту, по датам, по сферам применения.

Перечень всегда составляется по определенным правилам — поэтому каждое дело имеет единообразную маркировку, благодаря которой уже по названию документа можно понять его назначение.

По маркировке можно и быстро обнаружить необходимые документы, не тратя лишнее время. Номенклатура представляет собой учетный документ, в котором приводятся названия дел временного хранения — не более 10 лет. Её используют для проведения описей дел.

В результате можно легко определить, какие бумаги уже утратили силу в связи с истечением времени хранения. Благодаря этому экономится место на складе. Наконец, благодаря ней можно исключить риск потери каких-либо бумаг, что особенно актуально в случае проведения проверки Разновидности В зависимости от силы действия этого документа выделяют несколько его типов: Типовая — это внутренний нормативный документ, который строго предписывает правила оформления, учета и хранения всех бумаг в данной компании, филиале или отделе.

Как правило, составляется единая номенклатура на всю организацию по образцу или иным образцам. Примерная служит только условным образцом, то есть ее правила не имеют строго характера — их можно рассматривать как рекомендации к оформлению. Индивидуальная составляется по тому или иному отделу, структурному подразделению компании.

Она позволяет учесть индивидуальные особенности документов конкретной сферы назначения личные дела сотрудников, карточки учета материалов и т. Порядок составления Есть два варианта разработки: Можно обратиться в специальную компанию, которая с учетом пожеланий фирмы разработает наиболее подходящий перечень. Благодаря такой услуге можно сэкономить много времени и получить достаточно удобную систему.

Можно составить ее самостоятельно, и этот вариант более трудоемкий, но он предпочтительнее первого. Причина в том, что именно внутри организации сотрудники могут разработать перечень названий бумаг наиболее правильно, с учетом конкретных особенностей документооборота в организации, сложившихся на практике. Чтобы разработать собственный образец номенклатуры, следует придерживаться следующего порядка: Ответственность за составление возлагается на уполномоченных сотрудников.

На крупных предприятиях подобными вопросами занимается специальный отдел канцелярия, секретариат, методический отдел и др. Намечают общие категории документов, которые ежегодно издаются в компании в достаточно большом количестве то есть не штучно, а потоком : общие, кадровые, бухгалтерские, отчетные и др. Определяют специфику бумаг в каждом отделе и структурном подразделении названия, сроки хранения, группировка. Намечают общие правила в системе наименования документов — названия, нумерация, прочие обозначения.

Группируют бумаги в зависимости от требуемого срока хранения — как правило, создают две группы: до 10 лет включительно и более 10 лет. Составляют проект, согласовывают ее с ответственными лицами — как правило, назначается внутренняя экспертная комиссия. Приступают к разработке номенклатуры, в которой будут перечисляться названия дел организации по образцу — года.

Готовые примеры будущего документа утверждаются комиссией, а затем руководством, после чего её утверждают и издают соответствующий приказ, вводящий ее в действие. Составляется 4 экземпляра: рабочий вариант он дублируется в электронном виде, доступен для всех работников , экземпляр для архива компании, экземпляр для государственного архива, а также 1 вариант для службы делопроизводства секретариата.

Как разработать документ самостоятельно: видео инструкция Создать бумагу можно и своими силами. Подробная инструкция поможет в этом. Образец и пример — Как уже говорилось выше с года можно пользоваться собственной формой.

Как правило, перечень представляют в табличном виде с пятью графами. Для этого соблюдают правила: Унифицируются формы запросов разных бумаг от представителей отделов, филиалов, структурных подразделения компании. Постоянно фиксируется факты перемещения бумаг, их уничтожения и любых других изменений.

В конце каждого года 4 квартал разрабатывается номенклатура для следующего года — как правило, она ничем не отличается от предыдущего. Также в конце каждого года вносится итоговая запись по всем документам, заведенным в уходящем году. Они группируются в зависимости от предполагаемой длительности их хранения. Запись визируется подписью секретаря и начальника канцелярии или иного руководителя.

Затем она передается в архив. Таким образом, в году организация сама вправе выбрать образец и правила ведения номенклатуры ее дел. Благодаря систематизированному перечню бумаг найти любую из них можно в максимально короткие сроки, что особенно актуально для крупных предприятий с очень большим документооборотом. По этой причине целесообразно рассмотреть подробней порядок ее применения и формирования.

Что это такое? Номенклатура дел организации — сформированный по утвержденной форме перечень статей хранения документов, которые заводятся компанией либо иным учреждением в период своей занятости с отображением конкретных сроков хранения. Все без исключения документы, которые напрямую связаны с конкретным вопросом либо участком работы компании, по завершению должны быть сгруппированы в дело.

Зачем нужна? Является планом распределения бумаг после их исполнения в дела, что дает возможность установить систему их хранения в компании. Любое дело, которое включено в номенклатуру, обладает персональным сроком хранения.

Благодаря этому осуществляется этап экспертизы ценности документации. Указанный перечень не является исчерпывающим. Нормативное регулирование Итак, чем руководствуются при формировании и использовании номенклатуры дел?

К основной нормативно-методической документации, к которой следует ссылаться, принято относить: Указанный перечень не является исчерпывающим, но при этом включает в себя все необходимые сведения. Номенклатура дел в году Номенклатура дел включает в себя немалое число особенностей, о которых крайне важно знать для исключения вероятность допущения ошибок.

По этой причине рассмотрим их подробней. Виды На сегодняшний день номенклатура может быть: типовой;.

Срок хранения приказов по основной деятельности

Частые вопросы Нужно ли вынимать документы из папок перед уничтожением? Нет, не нужно! Перед тем, как документам попасть в шредер, они проходят через пункт сортировки, где документы вынимаются из файлов и отделяются от папок "корона". Какая скорость шредирования документов? Наши шредеры уничтожают от 3 тонн документов в час! За сколько времени необходимо оставлять заявку на уничтожение документов? Желательно отправить нам заявку на уничтожение документов не позднее чем за 1 рабочий день, это связано с планированием логистики. Может ли представитель нашей организации наблюдать за процессом уничтожения документов? Да, без проблем!

Как заполнить форму номенклатуры дел организации

Приказ о хранении документов, изданный руководителем, устанавливает порядок хранения оперативной и архивной документации предприятия в интересах самой организации, а также граждан, общества и государства. В статье рассматриваются вопросы, связанные с организацией хранения документов на предприятии. Из статьи вы узнаете: кто составляет приказ о хранении документов; когда составляется приказ о хранении документов; что содержит приказ о хранении документов. Приказ о хранении документов должен быть издан одновременно с началом производственной деятельности предприятия, поскольку обеспечение сохранности документации, сопровождающей деятельность организации, обязанность руководителя. Приказ о хранении документов и локальные нормативные акты, регламентирующие использование и хранение документации, помогут стандартизировать все процедуры документооборота компании, обеспечить учет и сохранность каждого документа. Кто составляет приказ о хранении документов К основным задачам, которые призвана решать система делопроизводства предприятия, относится не только документирование всех производственных и организационных процессов и учет входящей, исходящей и внутренней документации, но и организация ее оперативного и архивного хранения. При этом необходимость в хранении документов объясняется не только нуждами производства и желанием работодателя обеспечить подтверждение легитимности своей хозяйственной деятельности, но и положениями законодательства. Причем, эта обязанность вменяется им независимо от формы собственности предприятий и источников их финансирования. Поэтому на вопрос о том, кто составляет приказ о хранении документов в году, будет однозначен: руководители всех субъектов хозяйственной деятельности, в том числе государственных и муниципальных структур, предприятий и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица. Когда составляется приказ о хранении документов в организации Если организации государственного или муниципального подчинения по умолчанию являются источниками комплектования документами государственных и муниципальных архивов, то коммерческие структуры могут быть отнесены к таким источникам на основании части 2 ст.

Сроки хранения кадровых и сопутствующих документов

В опись включаются дела, прошедшие экспертизу ценности документов, сформированные и оформленные в установленном порядке. Описи дел структурных подразделений составляются на дела, подготовленные для передачи в архив организации. Они должны быть составлены в течение года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлены в архив организации в течение следующего делопроизводственного года п. Годовые разделы сводной описи не подшиваются, не переплетаются если они не являются законченной описью , хранятся в папках с клапанами или завязками. Дополнительно по теме: Составление описей дел структурных подразделений организации. На данный момент есть две описи: постоянного хранения и по личному составу.

Полезное видео:

Что такое приказы по основной деятельности

Перечень включает типовые управленческие архивные документы далее - документы , образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций далее в тексте - организаций при осуществлении однотипных общих для всех или большинства управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения. Перечень имеет 4 графы. В графе N 1 Перечня указаны номера статей. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация.

Что такое приказы по основной деятельности

Существует и такая классификация кадровой документации: обязательные документы должны быть во всех организациях, нанимающих рабочий штат факультативные документы принимаются работодателем по его усмотрению. Обязательные кадровые документы в организации перечислены в ТК РФ. Также к ним относятся формы первичной документации по учету труда и его оплаты, разработанные Госкомстатом. Хранение документов по кадрам Многие кадровые документы содержат персональные данные сотрудников, поэтому для них должны быть созданы особые условия хранения. Ответственность за хранение кадровых документов несут инспекторы по кадрам, а если в организации отсутствует эта должность — тогда вся ответственность ложится на руководителя. Все бумаги имеют разную степень значимости и для каждой из них установлены отдельные сроки хранения.

Изучим специфику каждой из граф таблицы рекомендуемой формы номенклатуры подробнее. Структура номенклатуры отдела кадров Структура номенклатуры дел отдела кадров согласно приложению 8 к правилам Росархива выглядит следующим образом: В 1-й графе таблицы фиксируются индексы дел. Как правило, они отражают: с каким структурным подразделением или направлением деятельности фирмы коррелирует то или иное дело; какой порядковый номер соответствует конкретному делу. Например, если в номенклатуре фиксируется индекс 01—02, это может означать, что дело составлено в подразделении 01 условно оно может соответствовать отделу кадров и является группой документов типа 02 условно они могут соответствовать срочным трудовым договорам. Здесь указываются наименования конкретных категорий документов или дел приказов, договоров, личных карточек и т.

Так, по некоторым кадровым документам он стартует непосредственно с даты составления, а для бухгалтерской первички — по окончании отчетного года. Для целей налогообложения течение срока хранения начинается после отчетного периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налогов и участвовал в формировании отчетности. Второй важный нюанс — срок хранения, установленный для одного документа разными НПА, может различаться. Если это так, нужно выбирать максимальный. Поясним оба нюанса на примере. Пример определения срока хранения акта сдачи-приемки выполненных работ Допустим, акт составлен

Как правило, организация хранения документов на предприятии предполагает Примерный образец приказа о хранении документов.

Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер. Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте года в статью Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других — новые сроки распространяются на весь архив.

Приказ о назначении ответственного за архив В каждой организации с течением времени скапливаются различного рода бумаги, документы, дела, из которых впоследствии формируется архив. Для того чтобы он содержался в порядке, назначается ответственное лицо. Как нужно вести архив Строго определенных норм по ведению архивов в коммерческих предприятиях на законодательном уровне не установлено.